Privacyverklaring voor sollicitanten en werknemers van de gemeente Westerveld

Wij willen als organisatie aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voldoen. Ook vinden wij het belangrijk om een sollicitant of werknemer informatie te geven over:

de persoonsgegevens die wij verwerken;
de manier waarop wij dat doen;
de verstrekking van persoonsgegevens aan derden;
hoe lang wij de persoonsgegevens bewaren en;
hoe wij deze persoonsgegevens beveiligen.

Daarnaast willen wij je via deze privacyverklaring informeren over de rechten van sollicitanten en werknemers. Tot slot geven we aan waar een sollicitant of werknemer terecht kan met vragen, verzoeken of klachten.

Een persoonsgegeven is elke informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit kan bijvoorbeeld zijn: de naam, geboortedatum en adres, maar ook een personeelsnummer, zakelijk e-mailadres of zakelijk telefoonnummer is een persoonsgegeven.

Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met de persoonsgegevens. Dit is een ruim begrip waar in ieder geval onder valt: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van persoonsgegevens.

Gronden waarop wij volgens de wet de persoonsgegevens mogen verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens om een of meerdere van de volgende redenen. Deze zijn in de wet genoemd of wij hebben de duidelijke en ondubbelzinnige toestemming voor bepaalde handelingen. Het gaat om persoonsgegevens:

die nodig zijn voor de vervulling van een taak van algemeen belang of een aan de gemeente opgedragen publieke taak;
die nodig zijn voor het uitvoeren van de aanstelling;
die nodig zijn om te voldoen aan een wettelijke plicht (denk bijvoorbeeld aan het correct afdragen van belastingen en premies of de identificatieplicht);
die nodig zijn omdat wij daar als organisatie een gerechtvaardigd belang bij hebben (denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin er een juridische procedure speelt of dreigt en wij verweer moeten kunnen voeren) of;
die nodig zijn bij een situatie van levensbelang (bijvoorbeeld in een noodsituatie, zoals bij een ongeval of bij een aandoening waarbij er acute zorg nodig is). In dat geval is het voor ons nodig om over persoonsgegevens te kunnen beschikken om bijvoorbeeld medicijnen toe te dienen (denk aan gezondheidsinformatie bij een ernstige allergie, epilepsie of suikerziekte), hulp te kunnen regelen of anderen te kunnen informeren (zoals familieleden);

Verplichting om persoonsgegevens te verstrekken

Een sollicitant en/of werknemer is verplicht ons de gevraagde persoonsgegevens te verstrekken als het voor ons nodig is die persoonsgegevens te verwerken om bijvoorbeeld een dienstverband aan te kunnen gaan, deze uit te voeren en/of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Maar ook kan gedacht worden aan persoonsgegevens die nodig zijn om een werknemer aan te kunnen melden voor een pensioenregeling, collectieve verzekering of uitkering. Een werknemer kan in die gevallen niet weigeren om de persoonsgegevens te verstrekken. Gebeurt dat wél, dan kan dat betekenen dat wij die persoon niet in dienst nemen of dat de werknemer geen gebruik kan maken van bepaalde voorzieningen.

De persoonsgegevens die wij verwerken van:

Sollicitanten

naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, burgerlijke staat en andere persoonsgegevens die wij nodig hebben om met een sollicitant te communiceren, zoals een e-mailadres;
persoonsgegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers als de sollicitant minderjarig is;
persoonsgegevens over door de gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
het LinkedIn-profiel;
gegevens over de functie waarnaar je solliciteert;
gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige baan, en gegevens over de beëindiging van die huidige baan;
gegevens over de aard en inhoud van vorige banen en over de beëindiging van die banen;
andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door de sollicitant zijn verstrekt;
andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet;
de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:

de beoordeling van de geschiktheid voor een functie die beschikbaar is of kan komen;
de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
de uitvoering of toepassing van een wet.

Werknemers

naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, burgerlijke staat en andere persoonsgegevens die wij nodig hebben om met een werknemer te communiceren, zoals een e-mailadres;
het bankrekeningnummer;
een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a.;
de nationaliteit en de geboorteplaats;
persoonsgegevens als bedoeld onder a. van de ouders, voogden of verzorgers als de werknemer minderjarig is;
gegevens over de gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
gegevens over de functie of de voormalige functie en gegevens over de aard, de inhoud en de beëindiging van het dienstverband;
gegevens met het oog op de administratie van de aanwezigheid op de plaats waar de werkzaamheden worden verricht;
gegevens met het oog op de administratie van de afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte;
gegevens die van belang zijn voor de arbeidsomstandigheden van de werknemer;
gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde. Het kan hierbij (voor zover relevant) ook gaan om persoonsgegevens over gezinsleden en voormalige gezinsleden;
gegevens met het oog op (het organiseren van) de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij de werknemer bekend zijn;
gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van de wet;
het Burgerservicenummer (BSN).

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:

het geven van leiding aan de werkzaamheden;
de behandeling van personeelszaken;
het vaststellen en (laten) uitbetalen van het salaris;
het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband;
een opleiding;
de bedrijfsmedische zorg die voor de werknemer van toepassing is;
het bedrijfsmaatschappelijk werk;
de verkiezing van leden van een ondernemingsraad of personeelsvereniging;
de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
de uitvoering van een geldende arbeidsvoorwaarde;
het opstellen van een lijst van data van verjaardagen van werknemers en andere feestelijkheden en gebeurtenissen;
het verlenen van ontslag;
de administratie van de personeelsvereniging;
het innen van vorderingen. Hieronder wordt ook verstaan het uit handen geven van een vordering aan bijvoorbeeld een incassobureau of een deurwaarder;
het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van een accountantscontrole;
de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Wij verwerken in de salarisadministratie alleen de volgende persoonsgegevens van de werknemer:

naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, burgerlijke staat en soortgelijke voor communicatie benodigde persoonsgegevens, en het bankrekeningnummer;
een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan die bedoeld is bij a;
de nationaliteit en geboorteplaats;
persoonsgegevens als bedoeld onder a. van de ouders, voogden of verzorgers als de werknemer minderjarig is;
gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van het salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan de werknemer of ten behoeve van de werknemer;
gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ;
gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op een geldende arbeidsvoorwaarde van een werknemer. Het kan hierbij (voor zover relevant) ook gaan om gegevens die betrekking hebben op gezinsleden en voormalige gezinsleden;
gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet;
het Burgerservicenummer (BSN).

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor een of meerdere van onderstaande doelen:

het berekenen, vastleggen en betalen van het salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan de werknemer of ten behoeve van hem/haar;
het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies;
uitvoeren van een geldende arbeidsvoorwaarde;
de personeelsadministratie;
het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met het einde van het dienstverband;
het verlenen van ontslag;
het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Doorgifte van persoonsgegevens

Wij gebruiken de persoonsgegevens in principe alleen voor onszelf: voor de eigen bedrijfsvoering, een sollicitatietraject en/of de (uitvoering van) het dienstverband. Wij gebruiken deze persoonsgegevens alleen voor de doelen waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Het kan in sommige gevallen wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens door te geven aan anderen, zoals aan een partij die namens ons persoonsgegevens verwerkt. Een paar voorbeelden:

salarisverwerking: persoonsgegevens worden verstrekt aan onze salarisverwerker;
ziekte en re-integratie: persoonsgegevens worden verstrekt aan de bedrijfsarts en/of UWV;
loonbeslag: persoonsgegevens worden verstrekt aan de deurwaarder;
pensioenfonds: persoonsgegevens worden verstrekt aan het ABP.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (de zgn. ‘verwerkers’), sluiten wij (voor zover dit nodig is) verwerkersovereenkomsten. Dit doen we zodat wanneer wij persoonsgegevens aan hen verstrekken, onder andere goed is vastgelegd dat zij deze persoonsgegevens ook goed beveiligen en zij tijdig melding bij ons moeten doen bij een (vermoeden van een) datalek.

Het bewaren van persoonsgegevens

Bij het bewaren van persoonsgegevens is ons uitgangspunt dat wij persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerkt hebben. Voor zover die er zijn, nemen wij de wettelijke bewaartermijnen in acht. Persoonsgegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben (bijvoorbeeld wanneer er een juridische procedure loopt of is aangekondigd en wij ons moeten kunnen verweren).

Het beveiligen van persoonsgegevens

De beveiliging van persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Wij gaan daarbij uit van het normenkader van het BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid), waarin eisen zijn opgenomen hoe om te gaan met toegankelijkheid. Medewerkers krijgen slechts toegang tot een set van applicaties indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun functie (autorisatie vereiste hst 9.2.2. BIO). Persoonsgegevens die voor personeels- en salarisadministratiedoeleinden worden vastgelegd, zijn zo alleen toegankelijk voor de personen die vanwege de uitoefening van hun functie toegang moeten hebben. We kennen daardoor een passend beschermingsniveau. Wij stellen dit ook periodiek bij wanneer dit nodig is.

Rechten

Op grond van de AVG hebben werknemers en sollicitanten het recht om ons ten aanzien van de eigen persoonsgegevens te vragen:

inzage in de eigen persoonsgegevens, zoals het personeelsdossier (met uitzondering van eventuele persoonlijke aantekeningen van een leidinggevende(n) en anderen);
een kopie van de persoonsgegevens (met uitzondering van persoonlijke aantekeningen van de leidinggevende(n) of anderen binnen onze organisatie);
informatie te ontvangen over de verwerking van de persoonsgegevens (hiertoe dient ook deze privacyverklaring);
informatie te laten corrigeren die feitelijk niet klopt (let wel: het is niet mogelijk een functionerings- of beoordelingsverslag te laten corrigeren als de werknemer het oneens is met de inhoud. Dan kan de werknemer wel een verklaring opstellen die aan het personeelsdossier toegevoegd wordt);
onvolledige informatie compleet te maken wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt;
in bepaalde gevallen, persoonsgegevens te laten verwijderen (let wel: wij hoeven hier geen gehoor aan te geven wanneer wij bij het (langer) bewaren van de persoonsgegevens nog een gerechtvaardigd belang hebben, wanneer dit nodig is in verband met de uitvoering van het dienstverband om te voldoen aan een wettelijke plicht of op basis van een andere in de wet genoemde reden);
in bepaalde gevallen om de persoonsgegevens die wij verwerken te laten ’beperken’ (let wel: wij streven ernaar zo min mogelijk data te verzamelen (dataminimalisatie));
in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen het gebruik van de persoonsgegevens;
als toestemming is gegeven voor het gebruik van persoonsgegevens (zoals voor het gebruik van een foto in de Gezichtengalerij van de personeelsadministratiesysteem of op onze intranetsite), die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van de persoonsgegevens;
persoonsgegevens in een gangbaar format mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, deze persoonsgegevens op die manier aan een andere partij over te dragen áls de persoonsgegevens door de persoon zelf zijn aangeleverd of aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van jouw gebruik van ons HR-systeem) en daarvoor toestemming is gegeven of als de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van het dienstverband, en als de gegevens digitaal worden verwerkt
een klacht in te dienen bij de bevoegde organisatie die in Nederland toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in Den Haag. We stellen het in dit geval wel op prijs als de werknemer of sollicitant eerst contact met ons opneemt om te kijken of we de klacht kunnen oplossen.

Als een sollicitant of werknemer een beroep wil doen op deze rechten, kan hij/zij contact opnemen met functionarissen genoemd onder ‘contactpersonen’ Als wij goede redenen hebben om het verzoek te weigeren, lichten wij toe waarom dit zo is.

Contactpersonen

Sollicitanten en werknemers kunnen met vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van de persoonsgegevens contact opnemen met de Functionaris gegevensbescherming en/of de Privacy Officer van de gemeente Westerveld via het algemene telefoonnummer 14 0521. Meer informatie over de algemene privacyverklaring.

Privacyverklaring september 2020

Subnavigatie

Actueel